เทคโนโลยีการบริหารจัดการความรู้

แบบฝึกหัดการจัดการความรู้

1. ให้กำหนดขอบเขตของ KM Focas Areas

ก่อนที่จะมีจัดการความรู้ หรือทำ KM จะต้องมีการกำหนดขอบเขต KM ก่อน ซึ่ง ขอบเขต KM เป็นหัวเรื่องกว้าง ๆ ของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการแผ่นดิน ในการกำหนดขอบเขต KM เพื่อจัดทำแผนการจัดการความรู้ขององค์กร ได้ 4 แนวทาง คือ

แนวทางที่ 1 เป็นความรู้ที่จำเป็นและสนับสนุนวิสัยทัศน์ พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ขององค์กร
แนวทางที่ 2 เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร เช่น ความรู้เกี่ยวกับลูกค้า ประสบการณ์ความรู้ที่สั่งสมมา
แนวทางที่ 3 เป็นปัญหาที่องค์กรประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้
แนวทางที่ 4 เป็นแนวทางผสมกันระหว่างแนวทางที่ 1 , 2 หรือ 3 หรือจะเป็นแนวทางอื่นที่องค์กรเห็นว่าเหมาะสม

2.  KM ทีมควรมีใครบ้างและทำหน้าที่อะไร

1. ผู้บริหารสูงสุด (CEO) สำหรับวงการจัดการความรู้ ถ้าผู้บริหารสูงสุดเป็นแชมเปี้ยน (เห็นคุณค่า และดำเนินการผลักดัน KM) เรื่องที่ว่ายากทั้งหลายก็ง่ายขึ้น ผู้บริหารสูงสุดควรเป็นผู้ริเริ่มกิจกรรมจัดการความรู้ โดยกำหนดตัวบุคคลที่จะทำหน้าที่ “คุณเอื้อ (ระบบ)” ของ KM ซึ่งควรเป็นผู้บริหารระดับสูง เช่น รองอธิบดี, รองผู้อำนวยการใหญ่ 

2. คุณเอื้อ (Chief Knowledge Officer,CKO) ถ้าการริเริ่มมาจากผู้บริหารสูงสุด “คุณเอื้อ” ก็สบายไปเปลาะหนึ่ง แต่ถ้าการริเริ่มที่แท้จริงไม่ได้มาจากผู้บริหารสูงสุด บทบาทแรกของ “คุณเอื้อ” ก็คือ นำ เป้าหมาย/หัวปลา ไปขายผู้บริหารสูงสุด ให้ผู้บริหารสูงสุดกลายเป็นเจ้าของ “หัวปลา” ให้ได้ บทบาทต่อไปของ “คุณเอื้อ” คือ การหา “คุณอำนวย” และร่วมกับ “คุณอำนวย” จัดให้มีการกำหนด “เป้าหมาย/หัวปลา” ในระดับย่อยๆ ของ “คุณกิจ/ผู้ปฏิบัติงาน”, คอยเชื่อมโยง “หัวปลา” เข้ากับวิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย และยุทธศาสตร์ขององค์กร, จัดบรรยากาศแนวราบ และการบริหารงานแบบเอื้ออำนาจ (Empowerment), ร่วม Share ทักษะในการเรียนรู้ และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการจัดการความรู้โดยตรง และเพื่อแสดงให้ “คุณกิจ” เห็นคุณค่าของทักษะดังกล่าว, จัดสรรทรัพยากรสำหรับใช้ในกิจกรรมจัดการความรู้ พร้อมคอยเชื่อมโยงการจัดการความรู้เข้ากับกิจกรรมสร้างสรรค์อื่นๆ ทั้งภายในและนอกองค์กร, ติดตามความเคลื่อนไหวของการดำเนินการให้คำแนะนำบางเรื่อง และแสดงท่าทีชื่นชมในความสำเร็จ อาจจัดให้มีการยกย่องในผลสำเร็จ และให้รางวัลที่อาจไม่เน้นสิ่งของแต่เน้นการสร้างความภาคภูมิใจในความสำเร็จ 

3. คุณอำนวย (Knowledge Facilitator, KF) เป็นผู้คอยอำนวยความสะดวกในการจัดการความรู้ ความสำคัญของ “คุณอำนวย” อยู่ที่การเป็นนักจุดประกายความคิดและการเป็นนักเชื่อมโยง โดยต้องเชื่อมโยงระหว่างผู้ปฏิบัติ (“คุณกิจ”) กับผู้บริหาร (“คุณเอื้อ”), เชื่อมโยงระหว่าง “คุณกิจ” ต่างกลุ่มภายในองค์กร, และเชื่อมโยงการจัดการความรู้ภายในองค์กร กับภายนอกองค์กร โดยหน้าที่ที่ “คุณอำนวย” ควรทำ คือ - ร่วมกับ “คุณเอื้อ” จัดให้มีการกำหนด “หัวปลา” ของ “คุณกิจ” อาจจัด “มหกรรมหัวปลา” เพื่อสร้างความเป็นเจ้าของ “หัวปลา” - จัดตลาดนัดความรู้ เพื่อให้ คุณกิจ นำความสำเร็จมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ถอดความรู้ออกมาจากวิธีทำงานที่นำไปสู่ความสำเร็จนั้น เพื่อการบรรลุ “หัวปลา” - จัดการดูงาน หรือกิจกรรม “เชิญเพื่อนมาช่วย” (Peer Assist) เพื่อให้บรรลุ “หัวปลา” ได้ง่าย หรือเร็วขึ้น โดยที่ผู้นั้นจะอยู่ภายในหรือนอกองค์กรก็ได้ เรียนรู้วิธีทำงานจากเขา เชิญเขามาเล่าหรือสาธิต - จัดพื้นที่เสมือนสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสำหรับเก็บรวบรวมขุมความรู้ที่ได้ เช่น ใช้เทคโนโลยีการสื่อสารและสารสนเทศซึ่งรวมทั้งเว็บไซต์ เว็บบอร์ด เว็บบล็อก อินทราเน็ต จดหมายข่าว เป็นต้น - ส่งเสริมให้เกิดชุมชนแนวปฏิบัติ (CoP-Community of Practice) ในเรื่องที่เป็นความรู้ หรือเป็นหัวใจในการบรรลุเป้าหมายหลักขององค์กร - เชื่อมโยงการดำเนินการจัดการความรู้ขององค์กร กับกิจกรรมจัดการความรู้ภายนอก เพื่อสร้างความคึกคักและเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับภายนอก 

4. คุณกิจ (Knowledge Pracititoner, KP) “คุณกิจ” หรือผู้ปฏิบัติงาน เป็นพระเอกหรือนางเอกตัวจริง ของการจัดการความรู้ เพราะเป็นผู้ดำเนินกิจกรรมจัดการความรู้ประมาณร้อยละ 90-95 ของทั้งหมด “คุณกิจ” เป็นเจ้าของ “หัวปลา” โดยแท้จริง และเป็นผู้ที่มีความรู้ (Explicit Knowledge) และเป็นผู้ที่ต้องมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ใช้ หา สร้าง แปลง ความรู้เพื่อการปฏิบัติให้บรรลุถึง “เป้าหมาย/หัวปลา” ที่ตั้งไว้ 

5. คุณประสาน (Network Manager) เป็นผู้ที่คอยประสานเชื่อมโยงเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างหน่วยงาน ให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในวงที่กว้างขึ้น เกิดพลังร่วมมือทางเครือข่ายในการเรียนรู้และยกระดับความรู้แบบทวีคูณ

6.  คุณลิขิต ทำหน้าที่จดบันทึกข้อมูล รายละเอียด ต่างๆ และประเด็นสำคัญๆ ที่ได้จากการเล่า

3.  กระบวนการจัดการควมรู้ 7 ขั้นตอนมีอะไรบ้าง แต่ละขั้นคืออะไร

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร

1. การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ต้องใช้อะไร ปัจจุบันมีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด และอยู่ที่ใคร 

2. การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition) เป็นการสร้าง แสวงหา รวบรวมความรู้ทั้งภายใน/ภายนอก รักษาความรู้เดิม แยกความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้วออกไป

3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) เป็นการกำหนดโครงสร้างความรู้ แบ่งชนิด ประเภท เพื่อให้สืบค้น เรียกคืน และใช้งานได้ง่าย 

4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) เป็นการปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้ครบถ้วนสมบูรณ์ 

5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น 

6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing) เป็นการแบ่งปัน สามารถทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีที่เป็นความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) อาจจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีที่เป็นความรู้ฝังลึก (Tacit Knowledge) จัดทำเป็นระบบทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น 

7. การเรียนรู้ (Learning) เป็นการนำความรู้มาใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ แก้ปัญหา และทำให้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ในไปใช้ เกิดการเรียนรู้ และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

  

4.  กระบวนการบริหารจัดการเปลี่ยนแปลง CMP คือ

เป็นกรอบความคิดแบบหนึ่งเพื่อให้องค์กรที่ต้องการจัดการความรู้ภายในองค์กร ได้มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายในองค์กร ที่จะมีผลกระทบต่อการจัดการความรู้  ประกอบด้วย  6 องค์ประกอบ  ดังนี้

1. การเตรียมการและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น กิจกรรมการมีส่วนร่วมและสนับสนุนจากผู้บริหาร (ที่ทุกคนมองเห็น) โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร ทีม/ หน่วยงานที่รับผิดชอบ  มีระบบการติดตามและประเมินผลกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

– ปรับวัฒนธรรมขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางและความเข้าใจเดียวกัน  เช่น กำหนดให้พนักงานมี ความใฝ่รู้ ช่วยกันสร้างวัฒนธรรมขององค์กร

– ผู้บริหารทำตัวเป็นกันเอง และเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับพนักงาน

– สร้างบรรยากาศในการทำงาน

– ส่งเสริมกิจกรรมให้กับพนักงาน รวมถึงให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นและแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดเห็น ทั้งประสบการณ์เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ

2. การสื่อสาร เช่น กิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทุกคนแต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร  โดยจะสื่อสารให้พนักงานได้รับรู้ถึงประโยชน์และวิธีการดำเนินกิจกรรม KM  ผ่านสื่อต่างๆ เช่น  E-mail/Web Site, โปสเตอร์  บอร์ดประกาศ

3. กระบวนการและเครื่องมือ  ช่วยให้การค้นหา  เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกรวดเร็วขึ้นโดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือ ขึ้นกับชนิดของความรู้ ลักษณะขององค์กร (ขนาด สถานที่ตั้ง)ลักษณะการทำงานวัฒนธรรมองค์กรทรัพยากร โดยวางขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมและสร้างเครื่องมือเพื่อเอื้ออำนวยต่อกิจกรรมต่างๆ

4. การเรียนรู้ เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการความรู้ โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึง เนื้อหา  กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ การประเมินผลและปรับปรุง

–จัดอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับการจัดการความรู้ให้กับพนักงานเพื่อให้เข้าใจวัฒนธรรมและงานขององค์กร  ตลอดจนมีกิจกรรมให้พนักงานได้เข้าร่วม

– แนะนำวิธีการติดตามข่าวสารและแหล่งความรู้ต่างๆ ที่มีอยู่ในองค์กร

– สอนพนักงานให้ทราบถึงวิธีการใช้เครื่องมือ

– แนะนำวิธีการใช้เครื่องมือในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เช่น  Blog การใช้ Chat Room การเข้ามีส่วนร่วมในชุมชนนักปฏิบัติ

5. การวัดผล เพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น มีการนำผลการวัดมาใช้ในการสื่อสารกับบุคลากรในทุกระดับให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้ และการวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่าจะวัดผลที่ขั้นตอนไหนได้แก่ วัดระบบ (System), วัดที่ผลลัพธ์ (Out put) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ (Out come)

6. การยกย่องชมเชยและให้รางวัล  เป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยข้อควรพิจารณาได้แก่ ค้นหาความต้องการของบุคลากร แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาว  บูรณาการกับระบบที่มีอยู่ ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละช่วงเวลา

  

5.  อะไรคือ COP สร้างได้อย่างไร และมีประโยชน์อย่างไร

ความหมายของ CoP ได้มีผู้ให้ความหมายของ CoP หรือชุมชนนักปฏิบัติไว้มากมาย ดังนั้นจึงขอยกตัวอย่างหลักๆดังต่อไปนี้

Etienne Wenger กลุ่มคนที่มารวมแลกเปลี่ยนในเรื่องที่ตนเองสนใจ มีความรู้ความชํานาญ และเรียนรู้จากคนอื่นๆในกลุ่ม ผ่านการปฎิสัมพันธ์ระหว่างกันอย่างต่อเนื่อง

APQC เครือข่ายการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ความชํานาญ และวิธีปฏิบัติที่ดีของกลุ่มคนที่มีจุดมุ่งหมาย หรือพันธกิจรวมกัน ผ่านช่องทางการปฎิสัมพันธ์ของกลุ่ม”

พยาบาล ดร. ยุวดีเกตุสัมพันธ์  เป็นกิจกรรมของกลุ่มคนที่รวมตัวกัน (จริงหรือเสมือน) เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกัน   ด้วยความ สมัครใจโดยมีเป้าหมายรวมกัน ดังตัวอย่างเช่น

 • เพื่อช่วยเหลือซึ่งกันและกัน

 • เพื่อการค้นหา ทบทวน รวบรวมและเผยแพร่ Best Practices

 • เพื่อรวบรวม ปรับปรุง และเผยแพร่ ความรู้ที่ใช้ในงานประจํา

 • เพื่อสร้างนวัตกรรมและองค์ความรู้ใหม่ๆรวมกัน

ขั้นตอนของการทํา CoP

                1.  เริ่มต้น กิจกรรม :

• หา Sponsor/Leader และทีมนํา

• กําหนดหัวข้อเรื่อง และขอบเขตที่สนใจ

• ออกแบบโครงสร้าง และกําหนดกิจกรรมหลัก

• เชิญชวนและรับสมัครสมาชิก

• ปรับการทําให้เหมาะกับวัฒนธรรมองค์กร

• กําหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ

          2.  เปิดตัว

• กําหนดทรัพยากร และหาการสนับสนุน

• กําหนดวิธีการสื่อสาร

• จัดงานเปิดตัว

• กําหนดระยะเวลาการประชุม แลกเปลี่ยนเรียนรู้

          3. เติบโต

•  ประชุมแลกเปลี่ยน และสร้างองค์ความรู

•  ช่วยเหลือกันในการแก้ปัญหา

•  รวบรวมองค์ความรู้ที่เกิดขนึ้
•  สร้างความยั่งยืนของ CoP

•  ประเมินผลการทํางาน

ประโยชน์ของ CoP มีทั้งในระยะสั้นและระยะยาวดังต่อไปนี้

ระยะสั้น

• เป็นเวทีของการแก้ปัญหา ระดมสมอง

• ได้แนวคิดที่หลากหลายจากกลุ่ม

• ได้ข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ

• หาทางออก/คําตอบที่รวดเร็ว

• ลดระยะเวลา และการลงทุน

• เกิดความร่วมมือ และการประสานงานระหว่างหน่วยงาน

• ช่องทางในการเข้าหาผู้เชี่ยวชาญ

• ความมั่นใจในการเข้าถึง และแก้ปัญหา

• ความผูกพันในการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม

• ความสนุกที่ได้อยู่กับเพื่อนร่วมงาน

          ระยะยาว

• เสริมสร้างวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรูปขององค์กร

• เกิดความสามารถที่ไม่คาดการณ์ ไว้

• วิเคราะห์ ความแตกต่าง และตั้งเป้าหมายการปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• แหล่งรวบรวมและเผยแพร่วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ

• เกิดโอกาสพัฒนาองค์กรอย่างก้าวกระโดด

• เครือข่ายของกลุ่มวิชาชีพ

• ชื่อเสียงในวิชาชีพเพิ่มขึ้น

• ได้รับผลตอบแทนจากการจ้างงานสูงขึ้น

• รักษาคนเก่ง ให้อยู่กับองค์กรได้

ที่มา : ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการความรู้. (Online) 
               Available : http://reg6.kku.ac.th/kku/media/km/ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการ ความรู้.pdf
          เทคโนโลยีและการจัดการความรู้. (Online)
              Available : https://mahara.org/artefact/file/download.php?file=92095&view=20102 (ศิริราช-ทรู)